Fa unes setmanes em van donar la possibilitat de provar el servei de Workmetter. En poques paraules es tracta d’una aplicació a  instal·lar en els diversos equips informàtics que utilitzem, la qual recopilarà dades de la nostra activitat i ens oferirà informació de la nostra productivitat davant l’ordinador en forma de gràfics i informes. La aplicació pot utilitzar-se dins d’un entorn corporatiu, permeten diferenciar entre projectes, departaments i individus… Deixo per més endavant l’anàlisi funcional, l’important són les preguntes que m’ha plantejat el seu ús i el seu potencial: ¿Es convertirà en una eina d’anàlisi de la productivitat o en una eina pel control dels treballadors?

Workmeter s’ha dissenyat per registrar dades de la nostra activitat i transformar-les en informació. Evidentment cal un treball previ de configuració que permeti posar en marxa el sistema, però a partir d’aquest punt ens oferirà un desglossat de les aplicacions usades,  webs visitades, i quan temps passem a cadascuna.

Crec que en la nostra societat hi ha una manca de cultura productiva. Entenem per produir treballar quantes més hores millor, primant la presencia en el lloc de treball per sobre de l’obtenció de resultats.  D’aquesta premissa es deriven una sèrie de perjudicis  que poden catalitzar la sorpresa de la primera revisió de les dades obtingudes a través de l’aplicació. Ens podem trobar situacions com:

• El llistat d’aplicacions utilitzades reflexa una gran quantitat de pàgines web a les quals els treballadors dediquen una quantitat de temps significatives. Els meus empleats naveguen en excés i això evita que els seus projectes avancin.
• El percentatge d’ús de les aplicacions especifiques per a la feina que realitzem no és majoritari, tot i ser de les més utilitzades. No s’aprofiten prou els recursos que posem a la disposició del equip per realitzar la seva feina.
• Enllaçant amb l’anterior punt, el temps dedicat a les aplicacions d’ús comú és el més destacat. L’operari ofereix una profunda dedicació a la seva feina. Potser l’equipament informàtic i el software no funciona prou eficientment, creant demora en el treball de la gent que l’utilitza.
• Es detecten períodes d’inactivitat durant el dia. El nombre de pauses és excessiu, fa un mal ús de la llibertat atorgada.  Existeix la feina offline fora de l’ordinador, cosa que workmeter encara no registra. A part d’una infinitat de situacions que ens poden apartar de davant la pantalla…
• El gràfic d’activitat productiva indica una desviació notable del nombre d’hores de producció desitjades. Es pot arribar a produir 8 hores al dia? S’ha parat a pensar en quin es el nombre d’hores de producció desitjada. Estan basats en criteris racionals.

Un conjunt d’exemples exagerats que caricaturitzen una situació que es pot viure en aquelles empreses que  compten amb una direcció que encara creu que més quantitat és millor.

Workmeter em sembla una gran eina per ajudar en un procés de millora continuada que permeti al nostre equip a ser més assertiu a l’hora de treballar, però tinguem en compte que només es tracta d’una eina que ofereix informació i que sense uns criteris de lectura aquesta pot ser distorsionada i mal interpretada. Correm el risc de desviar l’atenció del que realment importa: els resultats i la qualitat del treball.

Abans d’iniciar un procés com de millora productiva fixem uns criteris mínims. Busquem una motivació, fixem un calendari junt amb un sistema de revisió de les dades, dialoguem amb els treballadors  i intentem comunicar les nostres fites i intencions, contrastem les dades obtingudes amb els resultats dels nostres projectes etc… Apliquem planificació i reflexió abans de començar,  comptant amb la participació i complicitat del nostre equip.

Utilitzar eines com Workmeter per al control dels treballadors és quelcom condemnat al fracàs. Tot i aconseguir una millora en la productivitat del equip i del individu, aquest pot veure mermada la seva qualitat de vida a causa de la pressió extra que aplica al treballador i de la distancia que es crea amb la direcció a causa de la percepció negativa de les seves intencions.

Em permetreu que deixi per la setmana vinent  dos post complementaris, un sobre que és per a mi cultura productiva, i l’anàlisi funcional de workmeter. Mentrestant ús convido a que deixeu el vostre comentari sobre com viuríeu una situació així a la vostra empresa. Que passaria si d’un dia per l’altre us trobeu que s’estudia la vostra activitat? I si vosaltres fóssiu els empresaris, quins criteris utilitzaríeu per analitzar les dades i aplicar millores? Us decantaríeu per una actitud constructiva o us escoraríeu cap actituds de control?

Fa més d’un any vaig publicar un post sobre el que representava per a mi i la meva productivitat l’escriptura, el paper i el llapis. Després d’un període prudencial i de certs canvis m’agradaria dedicar les línies d’avui a fer un review de la importància i l’impacte de realitzar per via manuscrita certes activitats preparatòries o de reflexió.   El procés d’escriptura de les nostres idees, o pensament, permet generar una reflexió molt més profunda que no pas una revisió mental, amb un checklist, o sobre suport digital.

Imatge via Wiertz Sébastien sota llicència Creative Commons

Sobre la planificació

El  fet d’agrupar tots els assumptes que requereixen de la nostra atenció per ser planificats, per ser raonats, per trobar una motivació per fer front alguna situació que s’ha tornat massa complexa, o simplement per abocar els nostres problemes sobre una fulla de paper en blanc, genera una intimitat entre nosaltres i el que ens envolta. Ens assegura una dedicació amb plena atenció allò que ens  ocupa i ens preocupa. Sempre he cregut que els pensaments que no són fixats sobre una fulla de paper se’ls emporta el vent.  Són massa coses les que passen pel nostre cap cada dia, i la sobrecarrega d’experiències, idees i records fa necessari l’oblit d’allò que no resulta indispensable.

Deixar de banda l’ordinador i els seus softwares per administrar la nostra feina, per escriure i crear diagrames que ens ajuden a planificar els nostres projectes, i dedicar mitja hora o tres quarts a pensar sobre un projecte en concret sobre una fulla en blanc amb la ploma en mà, em permet introduir-me en els meus compromisos d’una forma diferent, com he dit més profunda, més pausada i molt més formal. És com si el fet de pensar i planificar en forma manuscrita  m’ajudes a oficialitzar un pacte entre la meva activitat i jo mateix.

He de mencionar però, que només realitzo la part inicial de la planificació natural sobre paper. Acostumo a definir la motivació d’un projecte, aquelles condicions que s’haurien de donar per convertir-se en un èxit i l’escandall d’idees i conceptes implicats en el desenvolupament. A partir d’aquest punt requereixo de la màquina per estructurar pensaments d’una forma més eficient i crear els projectes – activitats dins la meva aplicació de gestió del flux de treball per ficar-ho en marxa.

Reflexionant

Un de les propietats més poderoses de les sessions d’escriptura és la capacitat de tractar problemes, o d’ordenar la meva visió a llarg termini, deixant de banda els temors que comporten els grans canvis.

T’has adonat que quan et ve a la ment un d’aquells assumptes pendents que per algun motiu resulten desagradables, l’expulses de forma explicita o busques una justificació o solució superficial per deixar-hi de pensar?  No has trobat una solució, només una sortida temporal per treure-te’l de sobre momentàniament.

El fet de plantejar els meus reptes davant d’un full en blanc m’ajuda abocar tot els factors que hi intervenen de forma desacomplexada. Com mencionava en el punt anterior, a través de la planificació natural o creant un text en forma de carta puc treure tot allò que em preocupa sense   que els perjudicis i la por als canvis em boicotegin. El temor al canvi pot evitar que introduïm a la nostra llista de coses pendents per que resulta poc realista, o  massa intrèpid.

No és quelcom automàtic, el fet d’escriure no acaba amb aquest perjudici. S’ha de desenvolupar l’hàbit d’actuar sense el perjudicis al realitzar la pluja d’idees o el volcat mental sobre el paper, quelcom costos que no s’ha de menystenir. Jo ho vaig aconseguir començant a aplicar els preceptes de la planificació natural, de la pluja d’idees  a textos cada cop més complexos.

El procés

Una sessió d’escriptura requereix de temps, concentració i dedicació absoluta. És indispensable que hi trobis una utilitat (el perquè ho fas) i gaudeixis  amb el que estàs fent, si no et apareixeran els dubtes, les interrupcions i el flux màgic que pots aconseguir es dissiparà. El meu primer consell és que trobis les eines adequades que et permetin treballar gaudint-ne. Fa temps vaig llegir un post de Jeroen Sangers al Canasto on parlava del tema: Una ploma i un quadern moleskine.  Vaig fer quelcom similar, i em vaig decantar per un pilot G2 i un quadern de tapa gruixuda ‘de marca blanca’,

Curiosament poc a poc he anat evolucionant fina arribar a la mateixa conclusió: ploma i el moleskine. La veritat es que la sensació d’escriure sobre paper amb un cert gruix i amb el tacte d’una ploma crea quelcom molt diferent al teu bolígraf habitual. Son sensacions que reforcen el resultat del nostre treball, la nostra rutina i que ajuden a crear l’hàbit de reservar-nos temps per treballar sobre paper.

“Trobar les eines adequades ens ajuda a treballar millor, més enllà del que és pràctic hi ha una dimensió  de sensacions i emocions que reforça la nostra determinació a l’hora de fer.”

Una compilació extensa sobre el que i el com influeix l’escriptura en la meva rutina. Pretenia era picar-te l’ullet per que tu també ho provis. Durant un parell de setmanes fica tot allò que et preocupa o que has de planificar per escrit, i desprès torna a aquest post i comenta’m com t’ha anat.

Saber que has de fer en cada moment  és una de les claus per ser eficient. Més enllà de classificar les següents accions per contextos, nivells d’energia, temps i prioritat, hi ha formes de treballar que et poden ajudar a augmentar la teva precisió a l’hora de preparar la teva sessió de treball. Com mencionava en l’anterior post, un dels paranys més comuns al escollir la pròxima acció a realitzar és el d’escollir-ne una més fàcil o agradable d’executar que la que pertocaria.

Per evitar-ho, i per complementar l’exposat anteriorment d’una forma practica, en les següents línies us presento un sistema  que podeu utilitzar per  reduir el marge d’error a l’hora d’escollir la pròxima acció a realitzar.

Imatge via andercismo sota llicència Creative Commons

La llista auxiliar

Crear una llista auxiliar, aïllada de la llista de següents accions. Es tracta d’una llista que podeu confeccionar sobre paper, en un blog o un postit, amb les tres o 4 accions que realitzareu a continuació.  La idea és centrar-se en aquestes poques accions oblidant la resta, comprometre’s a no consultar la llista de següent accions fins acabar-les.

Pots utilitzar el sistema per definir la feina de tota una jornada de treball. Jo l’utilitzo els caps de setmana per fer avançar els meus projectes. Creo lots de 3-4 tasques en diferents fulls del meu bloc de notes. Segueixo la filosofia de la llista auxiliar i cada cop  que acabo un d’aquests lots d’accions aprofito per fer un descans o una activitat de lleure abans de passar al següent lot.

Amb aquest sistema, i aquesta actitud,  aconseguirem focalitzar sobre les tasques de la llista B reduint considerablement la temptació de saltar a qualsevol altra acció següent que ens motivi més en aquet moment.

A tenir en compte

Si es tracta d’un tipus d’accions que no et motiven especialment evitarà que la demoris, deixant-la per més endavant (especialment de forma indefinida). Marques el que has de fer en aquest moment, i fins acabar-ho no pots passar al següent.

L’altra gran avantatge és que em permet establir un límit màxim d’accions a realitzar durant la jornada de treball. Fixa’t un màxim de lots d’accions al dia, sense planificar tot el temps del que disposes, evitaràs frustració si s’endarrereixen les tasques, i si no tindràs marge pel teu esplai.

Crear contexts més específics

Una altra mesura efectiva consisteix en augmentar la granulitat dels nostres contexts. Si la teva feina t’obliga a treballar moltes hores davant l’ordinador, fent diversos tipus d’activitats pot ser que ja no sigui suficient el context @ordinador, i hagis de crear-ne de diferents com @online: per activitats que necessitin connexió a internet, @offline: per aquelles que realitzes amb una aplicació d’escriptori o @email: per respondre els correus i gestionar la seva organització.

En el meu GTD recentment he incorporat tres contexts de treball que il·lustren perfectament aquest concepte:

• @escriure Ubicar les accions relatives als posts que he d’escriure durant la setmana. Mantenir el flux de treball i de creativitat em permet reduir el temps emprat en el procés d’escriptura.
• @paper_i_llapis: Per totes aquelles tasques que m’agrada realitzar davant d’una fulla de paper en blanc. Des de una planificació natural d’un projecte a  una reflexió o anàlisis dels meus assumptes (escriure em permet assentar les idees).
• @e-lectures: Totes aquelles lectures que realitzo des de l’eReader. Context incorporat al sistema des de l’adopció d’aquesta eina. Em permet reserva temps per la lectura. El fet de crear una tasca i etiquetar-la en aquest context implica una gest formal, un compromís, que facilita trobar temps per dedicar a la lectura.

L’esperit d’aquesta customització de context te el mateix esperit que el de la llista auxiliar, crear una divisió més precisa de tasques. Mentre que la llista B ho fa agrupant-les per prioritat, els context específics agrupa per la tipologia de la tasca.

A tenir en compte

Com comentava en un anterior post sobre el tema, hem d’estar totalment segurs que serà un context que s’utilitzi habitualment. Crear context sense sentit carregarà el sistema, n’augmentarà la complexitat i per tant la dificultat per treballar-hi.

Tot i ser usuari de GTD de ben segur que hi ha vegades que tens la sensació que les teves tasques importants no avancen. Que fas quan vols focalitzar en quelcom concret a fer? Recorres a sistemes similars que et permeten aprofitar la teva llista de següents accions, o utilitzes altres mètodes?  Deixa’m un comentari, i parla’m dels seus avantatges. De ben segur que m’estic perdem alguna cosa que em pot ajudar a ser més eficient.

Al llarg dels anys s’ha creat una cultura productiva que ens empeny a estar permanentment ocupats, a fer durant la nostra jornada laboral i a buscar activitats per omplir els buits que ens queden entre la feina i la família. La clau és mantenir-se ocupat, sempre fent alguna cosa. El PROBLEMA és que allò que omple el nostre temps no sigui quelcom significatiu per a nosaltres i els nostres objectius, que sigui  només un entreteniment

La diferencia entre una persona eficient i una altra que no ho sigui – tot i que tingui una gran capacitat de treball – és el que obté desprès d’una o varies sessions de treball.  Si el resultat és una llista de temes importants encara pendents,   de qüestions que fa setmanes que romanen a la llista de següents accions, o la percepció de no tenir temps per dedicar a la família, els amics o a tu mateix, és evident que no va tot com hauria d’anar.

Productivitat és saber que has de fer en cada moment, però hi ha altres factors que ajuden a convertir la nostra feina en quelcom significatiu

Imatge via David Chico Pham sota llicència Creative Commons

Escull el que realment compti

Gracies a sistemes com Get Things Done podem organitzar i recuperar el control de la nostra activitat. El sistema millora la nostra rutina però pot generar punts dèbils. Un d’ells el trobem  en la llista de següents accions. Imagina que tens una llista d’unes 30  properes accions i que et trobes en un context – un entorn de treball – on pots realitzar-ne una desena. Unes poques són prioritàries i les altres són més senzilles.  Que fas?  Et guies per les prioritats o et deixes arrossegar per la comoditat o el plaer de fer una tasca que t’agrada més?

Molts cops caiem en la temptació, creant una productivitat aparent que només és una il·lusió. Ens fem trampes al solitari i subconscientment ho sabem, d’aquí aquella sensació de buidor que genera el temps malgastat i la oportunitat perduda de no haver fet alguna cosa que comptava de veritat.

Hem de ser conscients que les següents accions a realitzar no estan totes al mateix nivell. Ja sigui pel context en que estem i sobretot per la prioritat que donem als nostres projectes, als nostres assumptes, a les dates d’entrega…  Segons el moment n’hi haurà algunes que seran les que hem de fer tot i que no les vulguem veure.

Fer que les coses funcionin

Tant important com que fer és com fer-ho. Hem de definir un procés per fer cadascuna de les tasques a realitzar, una manera pròpia que s’adapti a la nostra forma de ser i de treballar. En altres paraules: Definir una metodologia que ens funcioni. La setmana passada parlava de com organitzo les meves lectures digitals, un repàs a la combinació de costums, metodologia i eines que sumats formen una manera de fer que a mi em funciona i fa que pugui llegir tot allò que m’interessa.

Molts cops assumim un repte, una nova activitat que hem d’acoblar a la nostra rutina. Imagina que vols dominar una nova metodologia de treball o recuperar quelcom que no fas fa temps, per exemple matricular-te a un curs d’anglès. Representa assumir  un conjunt de noves activitats, no tant sols les classes, també el temps d’estudi que dedicaràs a casa i fer front al que això suposa: Treure temps a altres activitats i recuperar els hàbits d’estudi que desprès d’anys han d’estar rovellats.

Inicialment potser no trobem forat per ubicar el temps necessari per estudiar, fer els ‘deures’ i si veiem que no avancem o ens costa massa, potser perdem la il·lusió del primer moment. En aquest punt potser val la pena començar a pensar diferent: A quines hores estàs més lúcid per estudiar? De quina maner es  consolides millor els coneixements memoritzant o amb la practica continuada? Com pots assegurar que altres activitats no et treguin temps per l’estudi? Responent aquestes preguntes pots arribar a conclusions que et permetin modificar la teva forma d’estudiar – de treballar – i actuar en conseqüència.

Hem de ser proactius en la cerca del com s’ha treballar. Pensem en els nostres assumptes, però també en la forma més eficient de resoldre’ls. Acompanyar els nostres reptes d’un procés crític que qüestioni el que fem, i intenti millorar-ho si no funciona. Aquesta és la via per fer que les coses funcionin.

Aprendre a no fer

Finalment hem d’esborrar del nostre ideari la percepció del fer com a sinònim de productivitat. Entenguem la productivitat personal com una forma de treure un major partit a la nostra vida laboral i personal, no com una via per maximitzar el nostre treball.  Si no ho fem així convertirem la nostra cerca d’una millor eficiència en quelcom tòxic.

Marquem uns límits, una hora a partir de la qual deixem de fer coses que requereixin la nostra atenció absoluta. Creem temps de qualitat del qual gaudir amb la nostra família, amb els amics o que puguem dedicar-nos-el a nosaltres mateixos. Et diria més, deixa passar el temps sense fer res, en silenci, tranquil i sense ningú que t’interrompi.

Acostumem-nos a no estar ocupats, si hi ha buits en la nostra jornada simplement gaudim-los. El temps lliure reverteix en la nostra productivitat, oxigenenant-nos i restauran la nostra integritat productiva (ganes i energia per fer coses).

La idea d’aquest post va sortir de la contra del diari La Vanguardia on el filòsof Antonio Fornés es parla de passada del concepte que tenim actualment de productivitat i de com vivim la nostra llibertat, os la recomano. Com sempre espero que em dediqueu un minut per fer-me arribar la vostra opinió sobre el tema, o la vostra experiència personal,  en forma de comentari.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.

Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de

Com hem fet en els darrers anys, un cop acabat el 2011 volem fer el balanç del lloc web de Softcatalà durant l'any passat i compartir-lo amb tota la nostra comunitat d'usuaris. Totes les dades que us comentem a continuació, i moltes més, les trobareu a la pàgina pública d'estadístiques de Softcatalà, obtingudes a partir de les dades que ens proporciona el servei d'audiències Google Analytics.

871.000 descàrregues de programari en català

llegiu-ne més

La llengua catalana es troba en el lloc 75 entre les més de 6.900 d’arreu del món, segons Ethnologue, amb aproximadament deu milions de parlants.

El català és la novena llengua de la Unió Europea segons població en el seu domini lingüístic, i la catorzena pel que fa al nombre de parlants.

llegiu-ne més

Fins ara he parlat d’Evernote com a eina, de les seves característiques i de com utilitzar-la (com recopilar, com classificar o cercar…), el fet és que perquè una aplicació ens aporti valor hem de trobar la nostra pròpia forma de treballar-hi. Adaptar la seva funcionalitat a la nostra rutina per obtenir un plus productiu. Amb aquesta intenció començo una sèrie de post, que aniré desenvolupant els propers mesos, per mostrar usos concrets de l’aplicació.

Més enllà del que podeu trobar al blog oficial d’Evernote i a Thinkwasabi, m’agradaria parlar de com integrar l’aplicació a la nostra forma de fer, plantejant un problema i la seva solució des de la perspectiva de la productivitat personal.

La proposta d’avui és la de donar solució al dispendi de temps provocat per les lectures en format digital. Blogs i pagines web, encara que utilitzis un lector de feeds el temps de lectura es fragmenta, creant un impacte negatiu. Desenvoluparem un sistema que ens permeti concentrar les nostres lectures minimitzant les molèsties a l’hora de consumir el seu contingut.

Primer pas: Instal·lem Evernote Clearly i l’Evernote Web Clipper al nostre navegador. La primera extensió és un equivalent a Read It Later o Instantpaper,  permet capturar textos a la web per llegir-los a posteriori amb un format neutre. El web Clipper serà una opció auxiliar, en algunes webs Clearly no acaba de funcionar.

Una altra opció és utilitzar el mateix Instantpaper per capturar el text, aquest permet connectar el nostre compte d’Evernote, on enviarà els textos recopilats. L’avantatge de Cleary és que no has de crear cap altre compte en un servei extern.

Segon pas: Creem l’estructura de notebooks per guardar les nostres lectures. Podem optar per un únic notebook on emmagatzemar els nostres textos, o un stack o grup de notebooks  per dividir-los per lots de lectura. La finalitat es que cadascun dels notebooks agrupi les lectures que s’acabaran compilant en un document.

Tercer pas: Crear un document per la lectura. Crearem un PDF amb una compilació de totes les lectures que hem anat guardant durant la setmana. Evernote ens permet fer-ho de forma extremadament senzilla, només hem de seleccionar totes les notes (que contenen lectures)  i des del menú contextual (boto dret) premer Imprimir.

Haurem de tenir  instal·lada una impressora PDF , PDF Creator per exemple, que ens permeti crear el document que carregarem al e-reader. Pots decantar-te per una opció més analògica i imprimir-ho en paper.

Quart pas: Lectura. Se’ns dubte el més important de tots, pots implementar aquest sistema però si no et reserves temps per llegir tot queda en paper mullat. En el meu cas executo el procediment el cap de setmana, creant el pdf i carregant el document en un E-Book reader que va caure a les meves mans en el meu anterior aniversari. El duc sempre a sobre, en la meva bossa i els dies que estic d’humor, durant l’hora de dinar llegeixo. Tu pots trobar el teu temps i el teu mitjà de lectura, reservar-te 30 o 45 minuts i llegir-ho directament a l’ordinador.

Avantatges del sistema:

• Creem un pla per administrar les lectures que extraiem de la xarxa. Acabant amb el neguit que es produeix quan pensem que no tenim temps per llegir tot el contingut que trobem i que val la pena.
• Facilitem l’accés al contingut, evitant la pèrdua de temps cercant les lectures a la xarxa.
• No necessitem estar connectats per llegir, el document resultant pot ser usat offline des de qualsevol dispositiu.
• Lectura sense distraccions. Amb l’ús de Cleary formatem el document per no comptar amb tota la parafernàlia que envolta un text en un web (publicitat, enllaços a altres post etc…).

M’agradaria conèixer la teva forma d’administrar aquelles lectures que trobes per la xarxa. Com  i quan les llegeixes? Pots llegir tot el que vols? T’has imposat una dieta de la informació? Quines eines utilitzes per fer-ho? Deixa’m el teu comentari.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.

Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m

Arribes a l’últim dia de la setmana i veus com la feina segueix acumulant-se i els teus projectes no avancen.  Ser capaç d’aconseguir que els nostres assumptes es solucionin és una qüestió d’anar completant els passos que els composen, ja siguin accions o projectes. Potser imprevistos i ajustos fen la nostra rutina facin aturar temporalment els nostres projectes, però tot i així sentim que l’esforç realitzat durant la setmana ha valgut la pena. ¿Quina és la diferencia? Sabem que hem fet quelcom profitós, tot i haver-nos sortit de la nostra planificació.  Avui et parlo sobre com aconseguir que cada dia compti i no te’n vagis a casa amb aquella sensació d’haver desaprofitat la jornada.

Imatge via Theen sota llicència Creative Commons

Identificar i atacar les tasques clau

Pot ser que a la teva llista de següents accions a fer hi hagi més de 30 o 40, però a dia d’avui no totes tindran la mateixa prioritat. Identifica les tasques clau a resoldre durant el dia, aquelles subjectes a un venciment imminent o les que afecten de forma negativa al treball de terceres persones: Un client que no pot treballar sense quelcom que has de resoldre. Més enllà dels venciments i urgències establirem les prioritats, començant per les tasques més rellevants dins dels nostres projectes.

Aquesta estratègia ens permetrà reduir l’estrès evitant problemes en els dies d’entrega, i atacar el gruix de les nostres responsabilitats. Segons el principi de Pareto, el 20% de les tasques representen el 80% de la carrega de treball, un cop identificades i realitzades només haurem de polir detalls per tancar el tema.

Identifica-les abans de començar a treballar, dedica-hi 5 minuts al iniciar la teva, crea una llista de control a completar durant el dia. No crec que sigui bo planificar la rutina de forma més intensa, la experiència m’ha portat a la conclusió que com més planificació, més insatisfacció al incomplir-la.

Registra la teva seqüència de treball

Per evitar la insatisfacció que em produïa el fet de no acabar amb les tasques que havia de treure’m de sobre durant el dia vaig començar a treballar amb una fulla de paper davant meu,  sempre sobre la taula entre el teclat i jo. En ella creo un checklist amb les tasques clau a completar durant el dia i a mesura que les vaig completant les tatxo. Si pel que sigui sorgeix quelcom, un imprevist o un altre assumpte derivat del que estic fent en aquell moment,  ho apunto a continuació, com si fos una altra tasca.

Aquest mètode em permet portar un registre de tot el que faig durant el dia. Tenir-ho apuntat em permetrà realitzar una valoració més ajustada a la realitat al final del dia. Imagina’t que arriba l’hora de plegar i no has acabat res del que tenies que fer, ¿Quantes vegades te’n has anat a casa amb la sensació de que no has fet res i que a més se’t acumula la feina? Certament una sensació molt desagradable. El registre evita l’oblit i la seva lectura et permetrà valorar l’esforç realitzat i estructurar la següent jornada sense oblidar el que queda pendent.

Avalua el treball sense castigar-te

Segons li vaig sentir dir a J.M. Bolivar en la seva ponència de les Jornades GTD, un avio amb el trajecte Londres-Nova York només segueix estrictament el seu pla de vol en un 20%, aproximadament. Ho podem extrapolar al nostre pla de treball, les turbulències provocades per interrupcions i imprevistos ens desviaran.  Si hi sumem la nostra falta d’autocontrol per mantenir-nos en la zona possiblement ens culpabilitzarem afegint llast al remolc on duem la nostra carrega professional, projectes, responsabilitats, entregues…

És aconsellable realitzar una revisió al final del dia, encara que només sigui en forma de checklist per revisar el que hem fet i el que ens queda pendent.  En la línea del punt anterior, avaluem de forma neutra, sense que els incompliments ens carreguin de preocupacions i castiguin la nostra autoestima. Permeta’m que abandoni el post durant un segon i et comenti quelcom important:

“Ets un bon professional, a l’hora de fer la teva feina ofereixes el millor que tens, i el fet de dedicar part del teu temps a aprendre sobre productivitat personal indica una voluntat de millora.”

 Si no has assolit els teus objectius diaris o setmanals no t’enfonsis, deixa la queixa a un costat – no t’aporta res – i analitza, busca un perquè i planteja una solució, apunta-te-la en un postit i mantén-la  a la vista durant la jornada següent. Ho tindràs present de forma permanent i no oblidaràs el que has de fer.  Treballa sempre en positiu, del contrari enlloc d’anar endavant t’enfonsaràs, quelcom que no et pots permetre.

Son tres consells per intentar racionalitzar una jornada difícil. Habitualment percebem  un mal dia, com quelcom que computa en contra de la nostra activitat, però en segon terme hi ha molt més que fa que valgui la pena. Com sempre m’agradaria que em parlessis de la teva rutina i de la teva experiència en aquest tema,  tens a la teva disposició l’apartat de comentaris.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.

Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m

+People és una consultoria, amb base a Santiago de Xile, que te com a objectiu portar la productivitat personal al món de l’empresa. Christian Reyes, un dels seus socis fundadors, ha volgut compartir la seva experiència amb nosaltres fent un repàs al seu projecte i la seva metodologia de treball en forma d’entrevista. 

Com ens definiries + People? Com una consultoria que pretén millorar la forma de treballar de les empreses, com a formadors que ensenyen a treballar millor en el pla individual i organitzacional o com uns coaches que guien als seus clients en un procés d’aprenentatge, descobrint junts quins són els seus punts flacs i aquelles aèries on millorar.

Alguns dels nostres clients ens han anomenat els “psicòlegs digitals” i precisament en aquesta declaració és l’essència de + people, que existeix per impulsar a persones i per tant a les empreses a ser més productives, canviar els seus hàbits de treball i així tenir una millor qualitat de vida

És freqüent trobar-se amb consultories que ajuden a les empreses a treballar millor, en el pla administratiu i financer, però centrar els objectius de millora en el terreny productiu -combinant eficiència i tecnologia- no ho és tant. Com neix l’empresa?

L’empresa neix precisament per aquesta mancança que esmentes. D’una banda les empreses creuen que és suficient amb incorporar tecnologia per fer de la seva gent més productiva o col·laborativa. D’altra banda també s’enfronten el problema de la comunicació i la productivitat amb “capacitacions” per crear habilitats que en essència requereixen que es canviïn hàbits i practicar primer

Nosaltres creiem que la tecnologia estén les capacitats humanes, sempre que canviem els hàbits de les persones.

Què és el que us porta a centrar en els temes de productivitat i eficiència?

Investigant en profunditat en els temes de productivitat i els nous paradigmes del treball i el treballador del coneixement, evidenciem que les activitats bàsiques de les persones són 2: pensar i conversar.

I si aprofundim aquests 2 conceptes hi ha estudis que diuen que les 6 activitats crítiques són:

• Ús del correu electrònic
• Anàlisi d’informació
• Recerca d’informació
• Publicar informació
• Compartir i comunicar
• Crear continguts

Aquestes 6 activitats ocupen un 98% del nostre temps a la setmana i signifiquen molts costos “ocults”. Per tant ocupar d’aquests temes creiem fermament que fan que les persones millorin la seva autogestió, això tingui impacte en el seu “benestar” i per tant impacte en el rendiment de les empreses.

Hàbits, treball en equip i tecnologia són tres factors per transformar la nostra forma de treballar Com incidiu en cada un d’ells en els vostres plans d’acció per millorar-los?

Per millorar cada un d’ells s’ha de treballar en conjunt. Si aprofitem de millor manera les tecnologies que donen suport la nostra tasca diària i si permetem que cada tecnologia canviï les nostres pràctiques de treball i per tant en el temps els nostres hàbits, tindrem bones possibilitat d’incidir en el treball personal i en el grupal. D’aquesta manera evidenciem que treballar en aquests 3 aspectes impacta en el tot.

En l’especificació dels vostres productes formeu a través de tallers Explica’ns en què consisteixen i com s’estructuren?

Les nostres intervencions podríem dir es formen de dues grans components:

1. Els tallers, que estan compostos per un taller Kick Off que té per propòsit d’”espavilar” a les persones respecte a la situació actual de confort que tenen respecte a la productivitat, qualitat de vida i les tecnologies. I comptem amb un set de tallers (la quantitat depenen dels objectius del servei) per cobrir els aspectes de la tecnologia i les pràctiques de treball que instal·larem a les persones

És important esmentar que en aquesta primera part realitzem avaluacions de productivitat, col·laboració i qualitat de vida que ens permeten treure la foto de la situació actual i ens donen el paràmetre dels canvis necessaris

2. Seguiment, Igual que un gimnàs tradicional, on es manté o enforteix el nostre estat físic. El gimnàs de la productivitat és un espai permanent per reforçar, desenvolupar i aprendre noves pràctiques de productivitat, qualitat de vida i col·laboració. Aquest és l’espai en el qual tanquem les bretxes d’aprenentatge.

Tornant al vostre catàleg de productes, oferiu dues gammes diferenciades. + Temps, + Comunitat i + Cultura de la impecabilitat i una segona línia relacionada amb l’organització i la productivitat a través de la tecnologia utilitzant. Ens pots comentar breument en què consisteix cada un d’ells? Utilitzeu tecnologia Microsoft, quin plus ofereixen els seus productes que no ofereixin altres?

• + temps: Millors hàbits de planificació, coordinació, col·laboració i gestió a través de l’ús adequat del Outlook
• + Temps va ser el producte amb el qual vam néixer i el que va donar les bases per innovar en productes com + comunitat i + cultura de impecabilitat, que en realitat vénen a cobrir necessitats menys generals.
• + cultura de impecabilitat: Instal·lar hàbits de productivitat perquè les persones es focalitzin en els seus objectius i KPI ‘s fent millors coordinacions i seguiment de tasques. Per això treballem amb 3 tecnologies, Outlook, Smartphone (la majoria de les vegades Blackberry) i l’OCS (eina de missatgeria instantània i de reunions virtuals de Microsoft)
• + comunitat: Instal·lació de nous hàbits de cooperació per compartir i connectar experts a través de comunitats “Like Facebook”. Per això utilitzem algunes eines de xarxa social per a empresa, Yammer, Sharepoint de Microsoft

Ara bé, perquè utilitzem intensivament tecnologia Microsoft, la resposta és molt senzilla. En el món empresarial les tecnologies de “productivitat” més utilitzades fan referència a l’Office, Sharepoint i OCS. Les eines de Microsoft s’han especialitzat des de fa anys i s’han integrat nativament a les nostres activitats, això li dóna un plus, no només pel que fa a participació de mercat com a actiu tecnològic.

Entre vostre equip es troba Karin Hernández. M’ha cridat l’atenció la seva funció dins de la companyia, la d’assistent de productivitat. ”Segons la seva descripció es dedica a donar suport als nostres clients per fer els canvis necessaris que necessitin per assegurar els canvis d’hàbits que signifiquin un augment en la productivitat” Quin és exactament el seu rol en el procés d’aprenentatge i de quins recursos es serveix ( de quina manera treballa) per fer-ho?

L’assistent de productivitat, neix recordant la idea del “ajudant de office” el clip o gosset que apareixia per oferir la seva ajuda cada vegada que estàvem treballant en Office.

Atès que nosaltres embarquem als nostres clients a una preparació contínua, és a dir entren al Gimnàs de la productivitat, requerim de certes persones perquè contínuament estiguin mesurant el seguiment i tancant les bretxes d’aprenentatge.

Aquestes persones com Karin H. tenen un contacte directe i diari amb cadascuna de les persones intervingudes, ens ajudem del bloc, twitter, l’email també i una xarxa social, per interactuar amb ell.

Els recursos que utilitzem són molt variats i no responen a un sol patró, sinó que per contra d’acord al tipus de persona que atenem, podem utilitzar mitjans digitals (papers, links, missatges) o mitjans més tradicionals (llibres, reunions facetoface, presentacions, guies d’ús, etc) La idea és estar a sobre de les persones i identificar les seves mancances i fortaleses per realitzar els canvis perseguits

En entrar a la vostra web el primer que un veu és la frase “Promovem cultures de productivitat i qualitat de vida que millorin l’acompliment organitzacional”. Tota una declaració d’intencions, però fins a quin punt creus que els coneixements i les habilitats que desenvolupeu en els vostres clients són capaces de crear un canvi cultural sobre la concepció de treball? Creus que s’assimilen amb facilitat conceptes com els resultats davant del temps treballat, o distingir conceptes com el que és important i el que és urgent?

Per explicar això t’explicaré una història: Hi ha la teoria del centèsim mico, que diu que producte d’una investigació en micos de certa illa del Japó, va ser examinat perquè no menjava, es van anar adonant que en realitat el menja estava brut, és a dir plen de terra i fang, els micos davant d’això sempre el rebutjaven. Després de cert temps, a una mona jove se li va acudir portar-lo al riu i renta’l abans de menjar-se’l després va ensenyar als altres micos joves a fer el mateix, gairebé com jugant. Els micos grans no van aprendre a fer-ho, excepte aquells que tenien fills joves, els qui van ensenyar el truc als seus pares.

A poc a poc, més i més micos van anar aprenent el nou comportament, i un bon dia, tota la colònia estava rentant el menja. Es diu que quan es va arribar al mico 100 es va generar la suficient massa crítica per a partir d’aquest dia, els micos d’altres illes, sense contacte amb els anteriors, també hagin après a rentar les patates.
Nosaltres sabem que no hi ha aprenentatge 100% que no tots aprendran tot i assimilessin tot, també sabem que en cada equip hi ha un primer mico, com la mona, que té la capacitat d’impulsar i provocar els canvis en altres.

En aquest sentit és que creiem que si aconseguim que les persones assimilin un 25% (per això seguim des de formes tradicionals a altres més disruptives) del transmès, amb el temps i la repetició, aquest comportament es transmetrà a altres i amb més temps estarem afectant la cultura de les empreses.

És a dir si canviem unes quantes pràctiques, després provoquem la seva viralització i contagi, en un temps estarem canviant les formes de ser de les persones (els gens) i si això s’expandeix per tots haurem canviat la cultura.

No és simple … però aquí aquesta l’essència de la nostra motivació, fer una cosa que sabem afegeix molt valor i que avui és una bogeria digna d’una aventura de Don Quixot.

Gracies a Christian  i a la gent de +people pel seu temps. Els podeu seguir a través del seu blog i el seu compte a twitter @maspeople o el seu facebook

El soroll ens acompanya a tots en major o menor mesura. Les nostres obligacions diàries, els nostres problemes, tots aquells assumptes que tenim entre mans generen un soroll estàtic que es queda dins, que erosiona la nostra energia i deteriora  el nostre estat d’ànim.  Un dels reptes de la productivitat personal és donar solució a aquest problema, obtenir un estatus de calma i a partir del qual iniciar el govern de la nostra activitat. La ment com l’aigua.

Però per molt control que exercim sobre els nostres assumptes és inevitable patir el soroll, a un nivell diferent a l’anterior, però soroll al cap i a la fi. En aquestes ocasions cal un cop de timó per recuperar la perspectiva i centrar-nos. Una de les eines més eficaces és el silenci, però sabem com utilitzar-lo?

Imatge via Rev Dan Catt sota llicència Creative Commons

Hi ha moments en que una preocupació concreta pren protagonisme i acabes preguntant-te “que faré ara?”, en que la desmotivació engega l’engranatge mental  del “que faig jo aquí?”, o simplement arran de la gestió conflicte o una discussió on es genera frustració, enuig  i que arran d’això et descentra per continuar amb la teva activitat, fent saltar pels aires el teu pla de treball (cosa que encara et fa més ràbia i pot fer que arribis a casa arrossegant problemes de la feina…).

En el meu cas aquestes situacions solen multiplicar-se per 10. Davant d’una pantalla d’ordinador tot el dia, pràcticament sense interactuar amb els companys i sense la possibilitat d’abandonar una estona l’entorn habitual de treball, fa que abundin les ocasions per pensar massa (en negatiu) i  els problemes es magnifiquin…

Un punt on necessitem desfer el còctel  d’emocions i carrega negativa que no ens permet continuar.  En aquest moment deixem de fer tot el que estiguem fent i donem-nos una treva de tres o quatre minuts, sense fer res, sense parlar, en un lloc retirat. Buidem la ment i procurem no pensar en res, guardem silenci. Amb aquest procés parem l’escalada d’ansietat i nervis, si ho fem bé ens tranquil·litzarem el suficient per tornar a pensar en els nostres assumptes i tornar a plantejar un camí per resoldre el que tenim pendent.

No només en una crisi, també al final de la nostra jornada, un cop arribats a casa  o quan canviem d’entorn. Si ha sigut un dia difícil aquests 5 minuts de silenci ens ajudaran a reflexionar, a desconnectar i no traslladar els nostres problemes a altres contextos de la nostra vida.

El silenci no només ens ajuda en situacions extremes i puntuals, també ha de ser quelcom a incorporar al nostre entorn de treball per obtenir una major capacitat de focalització. Treballar en silenci pot potenciar moments importants del dia, aquells on rendim a un major nivell, a primera hora del mati, o primera de la tarda. Reservem aquests moments per realitzar les tasques més importants de la jornada, on el silenci es converteix en un factor que complementa un estat mental idoni pel treball.

En una oficina qualsevol és impossible mantenir un silenci constant, l’atenció als clients, la comunicació entre els companys i la activitat corrent en si mateixa son factors que ho impedeixen. És com ha de ser, no vivim en un monestir i no crec que sigui bo crear un entorn on es restringeixi qualsevol dels  factors mencionats anteriorment. Una falta de comunicació imposada, així com un soroll constant i elevat pot enrarir l’entorn de treball. És una qüestió d’equilibri. Tot i així si crec que en qualsevol empresa on es realitzin feines que requereixi un estat de concentració elevat, podríem aplicar les següents mesures:

• Si hi ha rols diferenciats al lloc de treball entre aquells  que desenvolupen una feina que requereix concentració i altres amb altres tipus de responsabilitat, dividir l’entorn en dos espais diferenciats. Si no estem en una oficina amb prou espai pot servir amb una mampara per amortir l’efecte del soroll.
• Reservar períodes de silenci durant la jornada laboral – en moments clau del dia – per afavorir la productivitat. Durant una o dos hores evitar  que es passin trucades als treballadors per no interrompre el seu flux de treball, treballar sense so ambient (radio), una sessió de treball sense converses o altres interrupcions etc…

El silenci és l’avantsala de la reflexió i aquesta ho és de la planificació i l’actuació. Creiem que es tracta de quelcom insignificant superflu i de poca importància, però el fet de dominar aquest petits detalls, de trobar-los-hi una aplicació practica que millori la nostra rutina, la nostra forma d’actuar reverteix en la nostra productivitat personal. Si sumem totes les petites diferencies que anem cultivant, amb el temps, observarem un gran canvi.

Per tu és tan important el silenci? Juga un paper determinant a l’hora de realitzar correctament la teva feina?  O l’utilitzes en aspectes més relacionats amb la reflexió? Els meus post son subjectius, estretament relacionats amb la meva rutina i experiència, deixa el teu comentari i ajuda’m a enriquir el contingut del post, o fes-me’l arribar a través de twitter @davidtorne per un contacte més directe.

Jo soc un geek. Cada cop que apareix un nou dispositiu me’l enduria a casa, però des de que dedico a desenvolupar la meva productivitat he descobert la utilitat i l’encant de la baixa tecnologia. Des de la llibreta de notes als mapes mentals fets amb llapis de colors, aquestes eines han sigut la base dels meus processos de recopilació i planificació. Més enllà de l’eina, en la productivitat  personal és l’hàbit el que fa el monjo. El fet d’usar eines lluny de la sofisticació de la tecnologia ajuda ha assentar els mètodes, pel simple fet de que ens veiem obligats a seguir pas per pas el procés, sense possibilitat d’automatitzar-lo.  Llegeixis implementar GTD en baixa tecnologia.

Imatge via liewcf sota llicència Creative Commons

Tot i això continu sent conscient de la utilitat de certs dispositius per automatitzar les nostres tasques. Per passar d’un pla artesanal a una mecanització de la feina. Vull parlar dels smartphones, o les tablets, enfront de les eines clàssiques  o de baixa tecnologia.

Una de les principals avantatges és la capacitat d’automatització de les tasques més comuns. La capacitat de digitalitzar les notes, i el conjunt d’eines que incorporen avui en dia els dispositius permet capturar informació en text, teclejat o manuscrit, en imatge o mitjançant gravació de veu. Si a més disposem de connectivitat a la xarxa, podem enviar-ho tot al nostre inbox digital, evitant els molestos processos de sincronització.

L’exemple més clar Evernote, amb aplicacions natives per les principals plataformes mòbils per facilitar la utilització del software com a magatzem digital per accedir a les nostres idees i documentació. Hi podem sumar Dropbox per accedir als nostres arxius en línea. Dos exemples entre múltiples opcions per disposar sempre de la nostra documentació.

Per  no parlar del plus funcional que representa el fet de poder accedir i instal·lar aplicacions del market de la respectiva plataforma, augmentant la versatilitat del dispositiu. Les aplicacions ja mencionades, l’accés a la teva suite productiva: Google Docs o MS Ofice per exemple,  tot tipus d’aplicacions que permeten registrar dades i guardar-les al núvol, o aplicacions de geolocalització pels que estan obligats a desplaçar-se amb freqüència.  Son uns avantatges que les eines analògiques no poden suplir amb tanta eficiència.

Per acabar el repàs dels avantatges dels smartphons com a eina productiva  fer menció a la possibilitat de realitzar copies de seguretat de les nostres dades amb una major facilitat que en l’àmbit analògic. Estic segur que si implementes GTD amb un moleskine, una de les meves grans pors seria perdre la llibreta, tot i que David Allen digui que nosaltres no som les nostres llistes, i que aquestes es poden refer. En canvi el dispositiu pot  desaparèixer però la informació preval (si tenim una certa disciplina per establir i seguir una política de backups)

Com sempre existeix un revers tenebrós  que ens atrau cap a la procastinització i el dispendi inútil de temps. El programari orientat al oci, a la comunicació persona-persona o l’accés a les xarxes social converteixen a l’usuari en un zombi productiu. Més tecnologia no vol dir  més productivitat,  vol dir una oportunitat per fer les coses millor o per espatllar-les encara més. Les eines que utilitzem en la nostra feina son un potenciador dels nostres hàbits, dels bons i dels dolents.

Tinguem en compte també el seu cost econòmic, no em refereixo únicament al preu del dispositiu en si, si no al manteniment. Aquella quota de dades que les operadores ens conviden a abonar i que em de sumar-li al cost per tenir en compte si val la pena adquirir-lo per l’ús que en farem contrastant-lo amb el que estem disposats a invertir.

Per altres posts deixem la valoració cost-producció i que ens ofereixen les diferents plataformes. Dedica’m un minut i comenta’m si aquest nadal t’ha caigut un smart o una tablet, i si fa temps que el tens quin valor afegit t’aporta. Com sempre tens a la teva disposició l’apartat de comentari o el meu compte de twitter @davidtorne.

He decidit que aquest any serà l’any de la millora i ajust dels meus hàbits. Si en els anys anteriors m’he centrat en desenvolupar el mètode (Get Things Done) i els processos per  augmentar la meva eficiència, he vist clar que el següents passos per a la millora i el desenvolupament han de fer-se en el terreny dels costums i el comportament. En els últims anys he desenvolupat una sèrie de pautes que em van permetre deixar de ser un desastre i abandonar la precarietat productiva. Començo l’any fent-ne un repàs i marcant-me els següents reptes.

Imatge via Bob Fisher Photo sota llicència Creative Commons

• Crear l’hàbit de recopilar. Un pas de gegant, deixar enrere els oblits i el soroll estàtic que arrossegava inconscientment provocat per tots aquells pensament i dades a recordar. L’hàbit d’interrompre la meva rutina cada cop que em passa quelcom pel cap ha sigut cabdal per millorar la meva focalització, ser més assertiu a l’hora de planificar i prendre decisions pel que fa a la meva rutina.
• Reduir les hores de televisió, quasi bé a quelcom testimonial. Per mi la televisió era com una droga que enlloc de perjudicar la meva salut  mermava la meva productivitat. Exemple: Els caps de setmana esmorzava amb la televisió, o després de sopar l’engegava només durant 5 minuts i em quedava absolutament  embadalit – sense reaccionar – mentrestant el temps destinat a FER s’anava consumint. A través de força de voluntat, de repetir-me si allò que hi havia en aquell  moment a la TV era imprescindible per mi, si podia canviar quelcom i si ho podia veure  a posteriori… Lentament ho vaig reduït a quelcom testimonial, alimentant el meu oci audiovisual per altres vies, com el PC i la xarxa.
• Utilitzar l’ordinador només el temps necessari. Enllaçant-ho amb el punt anterior, combinava  la meva incapacitat de dir prou i continuar davant la pantalla del PC un cop finalitzada la feina planificada, intentava fer més. Mantenir-se ocupat enlloc de fer.  L’altra vessant de la situació va ser el trasllat del problema de la TV al PC: interrompre la feina per connectar-me a internet o veure un vídeo, sent incapaç de tornar a l’activitat que tocava.
• Crear i utilitzar el temps de qualitat. Hi ha alguna cosa més que la feina i que reverteix en ella. El fet de desfruitar, passar-s’ho bé i riure ajuda a mantenir el nostre benestar i renovar la nostra energia productiva. Viure a fons aquests moments permet desconnectar de veritat, el clic necessari per reiniciar la ment i estar  al 100% quan toca.
• Limitar el temps de treball. Imposar-me límit de tasques a fer per dia i un hora per parar de treballar. El temps del que disposo es redueix i segons la llei de Parkinson  s’aprofita millor. El fet de deixar de treballar en un punt concret permet tenir temps per produir, gaudir i descansar.
• Cuidar la meva nutrició i les hores de son. Detalls que sumen, des de canviar els meus esmorzars a base de entrepans d’embotit i bolleria per bols de cereals i iogurt, fins a respectar les meves 7-8 hores de son per mantenir el benestar físic i que aquest no afecti negativament a la meva faceta intel·lectual i emocional.
• Comptar amb els demés i compartir. Treballem en equip, som un node d’una xarxa de col·laboració. Jo era un individualista i un orgullós que preferia picar contra la mateixa paret durant tot el dia abans de recorre a un company. Avui en dia soc capaç de consultar quan és necessari i de compartir tot allò que descobreixo i que és destacable.

El que ve a partir d’ara

A continuació mostro quelcom del que m’agradaria començar a canviar a partir d’ara. Per a mi, tres reptes que ja he intentat posar en marxa varies vegades sense que el tema prosperes. Del  perquè, el procés d’implantació i els seus resultats en podreu llegir els propers mesos.

• Abandonar les substancies estimulants. No penseu malament, em refereixo a la cafeïna. He passat del consum en excés i ara em toca tallar la dependència de la cafè com a punt de partida de la meva jornada. No m’agrada dependre de ninguna substancia per fer la meva feina, tot i que en moderació sigui bona.
• Aixecar-me d’hora. El fet de poder disposar de 60 minuts abans de marxar a treballar podria representar un plus productiu importantissim. El problema, vèncer la resistència a aixecar-me d’hora, reprogramar la meva rutina de descans: Anar a dormir i llevar-me més aviat.
• Simplifica. Crear l’hàbit de preguntar-me si és necessari allò que vull incorporar a la meva rutina, si és imprescindible fer-ho avui ho és pot deixar per demà. L’objectiu és fer primer el que es imprescindible seguit del que és el prioritari, evitant sobrecarregar la nostra rutina. El més difícil és tenir sempre present la pregunta, quelcom similar a tenir present el costum de recopilar.

Finalment faig mencionar a quelcom que va més enllà dels hàbits, més aviat es un canvi d’actitud. Ser positiu, actuar i pensar de forma constructiva sense deixar-me envair per el pessimisme.  No soc un pessimista, més aviat un realista que és centra en la faceta més fosca de cada situació, aquest és el meu repte definitiu, acabar d’una vegada per totes, poc a poc, pas a pas amb aquesta forma de vida i traslladar-me a una vessant més raonable i constructiva – no ingènua – de la vida. Us en parlaré en un altre post, sobre tot allò que crec que he de canviar per actuar de forma diferent.

Deixem-ho aquí. Si voleu donar-me algun consell o fer menció als hàbits més beneficiosos que heu pogut adoptar en els últims anys i en els beneficis que us ha reportat ho podeu fer en forma de comentari o a través del meu twitter @davidtorne.

Durant 2011 he consolidat el coneixement i l’ús de Get Things Done com a sistema per obtenir el control de la meva activitat. A més he aprofundit en els nivells de perspectiva com a via per enfocar la meva activitat cap a uns propòsits a major o menor distancia. He deixat de veure   el mètode de David Allen com quelcom que em permet organitzar-me i he passat a percebre’l com un camí per dissenyar el meu estil de vida.

Imatge via Pepe Ortuño sota llicència Creative Commons

Bases per a la gestió de projectes

Practica GTD: Utilitza les llistes de control

Traçant el camí cap als nostres objectius amb GTD

Traduir tasques a accions

Administra les àrees de responsabilitat

GTD ha de reflectir la teva activitat real

GTD: Estar en la zona

El teu GTD funciona de veritat?

GTD: Mapes mentals per recopilar

GTD on rails: Productivitat a tota màquina

Microprojectes: Dinamitza la teva activitat

Desmuntant la planificació natural

GTD: De microgestor a comandant en cap

GTD: Construint una visió de futur

Get Things Done a l’escola

Amb especial afecte destaco l’enllaç del post dedicat a les jornades GTD que vam celebrar a Barcelona el passat més d’Octubre. Una experiència increïble que em va permetre conèixer alguns dels meus lectors, posar a prova les meves habilitats com a ponent i intercanviar idees amb els membres de la blogosfera productiva.

Motivación para el uso de GTD – David Torné per jornadasGTD

Amb aquest post finalitzo la setmana de recopilació de material produït durant aquest any. Espero que 2012 ens permeti  continuar aprofundint  en GTD i la productivitat personal. Gracies a tots pel temps que dediqueu al blog, a la seva lectura i a compartir el contingut publicat.

Bon any 2012 @davidtorne

Segon post recopilatori de la setmana amb els top post  dels àmbits de la productivitat i els hàbits. Durant tot l’any he intentat escriure sobre aquells factors i aquelles costums que ens ajuden a millorar la nostra eficiència i la nostra qualitat de vida a través de la racionalització de la forma de treballar.

Imatge via qisur sota llicència Creative Commons

Hàbits: millorant la nostra forma d’actuar

No caiguis en la multitasca

Aprèn a estar offline

Davant del mur un altre cop

Construeix el teu ecosistema productiu

Ser productiu quan no ets productiu

Productivitat

Focalitzar. Deixar enrere el soroll

Aquells dies sense ganes de treballar

Paper i llapis

Anatomia d’una interrupció

Que les tasques juguin al seu favor

La creativitat com a factor productiu

Principis productius per a moments difícils

La línea entre els temes personals i professionals

 

És inevitable arribar a final d’any i no fer valoració del any. Si em permeteu dedicaré l’última setmana del any a fer un repàs de tots aquells post que han destacat. Repassant m’he adonat de la gran quantitat de textos que han destacat i he decidit dividir-ho en tres post. Avui publico una guia dels posts sobre tot el que envolta la productivitat i el seu entorn, demà un post especial amb un recull dedicat a la productivitat i els hàbits i el dijous tanquem l’any amb el més destacat de Get Things Done.  Podeu utilitzar-los com a guia o índex del millor del blog ; -)

Imatge cortesia de Eva the Weaver sota llicència Creative Commons

Entorn de treball

7 Punts de fricció productiva a l’oficina

La teva oficina a casa

Porta la teva oficina amb tu

L’entorn de treball en l’economia del coneixement

Evernote

Guía ràpida de cerca amb Evernote

Tasques periòdiques amb Evernote i Google Calendar

Envia-ho tot a Evernote

Com organitzar la teva informació amb Evernote

Com gestiono el meu GTD amb Evernote

Un Evernote més simple

Gestió del temps

Crear un pla de treball: Trobar temps per tot

Crear un pla de treball: Muntar el planning d’activitats

Slideshow. Crear un pla de treball.

Procés

Renegociant els teus compromisos

Aprima l’inbox del teu mail

Converteix el teu mail en informació útil

Digitalitzar les nostres notes

Composar un mapa mental

Decàleg per no morir ofegat pel mail

Eines

Facilethings: GTD fàcil i al núvol

Eines per escriure sense distraccions

La versatilitat d’una llibreta

Aquesta és la seqüència per fer que els nostres assumptes avancin. En el text faig un repàs de tots els factors, relacionats amb les tres accions mencionades i com aquestes afecten la nostra forma de veure les coses, de treballar, de deixar per més endavant  el que hem de fer.  El fet de dur a terme les nostres idees, estructurant-les en accions i executar-les  no és suficient, hem de batre la resistència a entrar en matèria, a iniciar l’activitat, o superar els problemes finals que fan que els projectes s’allarguin…

Imatge via fernando sota llicència Creative Commons

Començar

Per a mi el pas decisiu. Quantes vegades has demorat una acció o un projecte pel simple fet de  percebre’l com quelcom complex, pesat o simplement per sentir-te intimidat amb la seva extensió?.  Doncs per començar-lo només cal fer un primer pas. Dividir, simplificar, identificar els components que el formen i fixar una primera acció a realitzar, i desprès d’aquesta la següent…  Un cop t’hagis posat en marxa tot serà més fàcil. Un cop vençuda  la resistència inicial tot es més fàcil, només és qüestió de saber el que s’ha de fer.

L’ altre punt de fricció per iniciar un projecte és l’excés de planificació. Realitzem una planificació natural del nostre projectes, creem els subprojectes que el composen, des composem les accions concretes a realitzar, preparem un mínim calendari per seguir l’activitat, fem una revisió…  i encara som capaços de plantejar-nos polir detalls abans d’iniciar la execució…  #fail

No dic que planificar sigui dolent, segons la transcendència i les implicacions serà necessari, però no podem recreant-nos desenvolupant una planificació i dedicant-li més energia i temps que a l’acció en si mateixa. Marca un camí d’accions a seguir i llença’t, les revisions que facis quan el projecte ja estigui en marxa et permetran fer les correccions que siguin necessàries.

Fer

Quedat amb dos conceptes, la dinàmica de la següent acció i crear un camí a seguir. La primera et permet crear un hàbit de treball que mante viva l’acció relativa als teus projectes, no pararàs de treballar per  no saber que és el següent que has de fer. Un cop finalitzat el següent que tens entre mans hi ha quelcom més que t’espera.  Del contrari podem deixar de banda ‘temporalment’ la nostra tasca per dedicar-nos a un altra responsabilitat i perdre el flow que ens permetia avançar focalitzant en  l’objectiu final que cerquem.  Del contrari, quan reprenguem la nostra activitat ens portarà un cert temps recuperar la velocitat de creuer…

El camí a seguir fa referència a un esbós d’accions necessàries per completar el projecte, o de fites intermèdies que cal completar per arribar al objectiu.  És inútil realitzar una planificació intensiva fixant dates límit i seqüències entre les tasques, al final hi haurà desviació sobre el pla inicial, per això prefereixo identificar  les diferents etapes, en que consisteixen i el conjunt d’accions i projectes inicials a realitzar. A partir d’aquí ja es qüestió de llençar-me a la piscina.

Tancar

Per tancar el cicle de producció has de finalitzar el que tens entre mans. Completament, sense deixar detalls pendents. Cada detall que quedi per polir augmenta el soroll dins del teu planning d’activitat, evitant que et puguis centrar completament en nous assumptes. Remata’ls i evita que allò pendent  s’oblidi i es converteixi en un problema.

Un projecte al qual li falten detalls per polir, o aquells assumptes que semblen de menor importància davant d’altres activitats que tens entre mans corren el perill de quedar-se en un segon pla davant d’altres assumptes i perllongar-se en la teva llista d’assumptes pendents. Cada setmana dedico temps a tancar projectes i acabar amb accions que no son d’especial importància, ho faig després de la meva revisió setmanal, que és quan acostumo a identificar-los.

La teva activitat és una roda que gira amb menor o major  velocitat segons molts factors , però que es composa de tres eixos, mencionats en el post. Comprendre les resistències, els mals costums de cadascuna de les tres etapes és un primer pas per batre-les i potenciar la nostra eficiència.

Deixa’m el teu comentari parlant-me de les dificultats que et trobes en cadascuna d’aquestes fases i com els superes.  L’espai de comentaris i el meu compte a twitter estan a la teva disposició @davidtorne

La productivitat personal avarca mètodes i sistemes de treball per maximitzar els nostres recursos enfront de les nostres responsabilitats.  Més enllà de la definició clàssica entrem en el camí de millora de la productivitat personal com a via per a millorar la qualitat de vida, i és en aquest punt on entra en joc el que no és productivitat, o dit d’una altra manera aquell temps que dediquem a allò que no esta en les nostres llistes d’assumptes pendents i com el gestionem per a que repercuteixi en nosaltres i en la nostra forma de FER.

Imatge via iwona_kelly sota llicència Creative Commons

Aquelles coses que no estan  a les teves llistes

En un moment concret, dins del temps dedicat a produir,  pots decidir fer quelcom no registrat en les teves llistes d’assumptes per fer. Sempre parlem que per aprofitar el nostre temps i energia hem de saber en cada moment el que s’ha de fer,  i això s’aconsegueix registrant la nostra activitat i classificant-la amb un sistema de llistes, marcant els nivells d’energia, temps i el context on realitzar cada acció. El fet de registrar ens permet comptar amb una visió de tota la nostra activitat, sent conscients del que tenim pendent i el que hem de fer front de manera imminent.

Tot i ser p, també ens permet deixar-ho de banda per uns moments i prendre’ns un respir, dedicant-nos un moment en forma de sortida del lloc de treball per fer un cafè i llegir el diari, un tomb per aclarir les idees, anar a casa a dinar amb la nostra dona o si estem a casa deixa de banda les obligacions per un moment i trencar la rutina jugant amb els nostres fills.

El motiu més comú per no fer cap break d’aquest tipus és no saber on ubicar-lo, en quin moment del dia prendre’ns un respir. A més li sumes el sentiment de culpabilitat que t’arriba quan se’t passa pel cap i penses en tota la carrega de treball que tens, ho acabes desestimant.  Un petita parada ens permetrà reintroduir-nos en la feina amb major intensitat i millorarà la nostra capacitat de concentració.

Saber quan parar i l’equilibri

Hi ha d’haver un límit, saber quan desconnectar  per gaudir de temps de qualitat i recuperar-te de la teva jornada. La nostra jornada laboral (o productiva) ens desgasta, si no sabem quan i com introduir el factor oci o el factor família, no restaurarem tot el que hem perdut durant el dia. La falta de recuperació pot produir una degradació del nostre estat físic i emocional . Poc perceptible però si  es perllonga en excés pot tenir conseqüències  permanents. Passem de ser productius a estar  cremats. Ens hem de marcar uns límits de temps a dedicar a les nostres tasques(a la feina i a casa) i tenir clar el màxim que podem fer cada dia.

En un altre sentit, una persona que s’aboqui a la seva feina, o als seus projectes personals pot ser que es dediqui  en excés a una area de teva vida.  Pots veure la teva vida com una taula de 4 potes, la feina, la família, els amics i tot allò que fas fora la feina, a cadascuna d’elles se li ha de dedicar temps i energia per mantenir-la en forma. El dia que alguna de les 4 s’esfondri , per exemple si et quedes sense feina, les altres aguantaran evitant que t’enfonsis. En certa forma hem d’aprendre a bascular els nostres recursos (temps i energia) per mantenir-nos centrats en cadascuna d’elles.

Maximitza la qualitat del teu temps no productiu

He mencionat la necessitat d’un temps per no fer, per descansar i gaudir, per tal de poder continuar rendint a un nivell elevat. Per potenciar aquest mecanisme hem de proveir-nos d’experiències que ens permetin gaudir al màxim d’aquest temps. Hi ha d’haver temps per descansar però també per fer quelcom. Busquem activitats que contrastin amb la nostra rutina.

Si treballem en una oficina dins d’un cercle reduït de persones, encara més si ho fem enfront  d’un ordinador sense interactuar massa amb els nostres companys,és important enfocar les nostres activitats de lleure a quelcom que es pugui  fer a l’aire lliure i amb altra gent, és una qüestió d’higiene mental. De la mateixa manera, si la nostra rutina es moguda i ens obliga a viatjar potser ens sigui beneficiós dedicar els dies de descans a activitats més recollides, més casolanes.

Busquem crear aquella desconnexió que marqui una línea diferenciada entre oci i feina, o entre el temps de producció i el temps dedicat a un mateix. Oblidar-nos dels nostres assumptes és quelcom imprescindible per guanyar qualitat de vida, el que en el fons cerca la millora de la productivitat personal.

Deixa’m el teu comentari explicant quins costums et permeten desconnectar, o fer un break durant la teva jornada, per mantenir a ralla la teva rutina. Si vols podem continuar la conversa a través de @davidtorne

En el món de la productivitat personal comencen a sorgir propostes formatives, per a particulars però també per a empreses. Santiago Cabezas, arquitecte reconvertit a consultor ha llançat un projecte que vol donar resposta a les necessitats de les empreses per implantar una nova cultura del treball que permeti treure un major partit als seus recursos humans.

Santiago, ens fas un petit resum de qui ets tu? D’on vens?, Professionalment parlant, i què et porta a interessar-te per la productivitat personal?

Abans de res David, donar-te les gràcies per interessar-te per aquest nou projecte i saludar a tots els teus lectors, que no són pocs, i que estan interessats en aquest apassionant món, la Productivitat.

I a la pregunta que em fas, dir-te que sóc arquitecte de professió, encara que he treballat més com a economista i consultor en diferents projectes i empreses. Vaig començar treballant a Espanya, i posteriorment a l’Orient Mitjà, Brasil i Àfrica Central, i comences a valorar amb molt més detall l’extraordinària qualitat de vida que tenim a Europa i Espanya. No hi ha res com viure aquí. No obstant això, penso que la globalització està provocant un gran canvi que la societat europea encara no està sabent pair. Ho deia l’altre dia Felipe González, “per mantenir el nostre estat del benestar hem de millorar la nostra productivitat” i no li falta la raó.

Per tant, donar a conèixer a les persones i les empreses eines que millorin la seva productivitat personal no només ajudarà a millorar la nostra qualitat de vida personal, sinó a ajudarà a mantenir aquest estat del benestar que ara mateix està en perill, ja que la globalització homogeneïtza tot, salaris, hores de treball, etc, i no ens càpiga dubte, els europeus sortim perdent. Per això, i crec que estaràs amb mi David, l’única forma de competir no és incrementant les hores de treball (que ja són bastants) sinó millorant la nostra productivitat.

D’on sorgeix la idea del projecte i que pretén? Quin és el seu propòsit i que valors intenteu transmetre amb la vostra oferta formativa?

Sincerament David, no és fàcil poder transmetre a la gent el concepte de Productivitat des d’un punt de vista positiu. Aquests últims anys el concepte de productivitat s’ha associat a treballar més hores, i el que és pitjor, a una pressió per part de l’empresa cap al treballador per a ser més eficaç. No obstant això, penso que la satisfacció per la feina ben feta i alhora aconseguir ser més eficaç i eficient repercuteix no només en l’empresa si no en el propi treballador. Curiosament sempre s’ha separat la vida personal i professional sobre el paper, però el nostre cervell no ho sap fer, per això cada vegada són més necessàries eines que ajudin en aquest sentit.

La nostra oferta formativa s’adreça al públic en general, posant l’accent en workshops per a directius i comercials, generant un ROI quantificable que l’empresa sap valorar i els alumnes aprofitar. Empreses com Carrefour, Multiópticas, La Caixa són algunes de les empreses que ja formen amb nosaltres, i amb resultats excel·lents.

Explica’ns com funcionen els cursos de laproductividad.com. Com és el seu model formatiu, presencial, online? Per què es tria precisament aquesta forma de formar? Quins avantatges aporta a qui contracti algun dels vostres cursos?

Hem apostat per la formació presencial, sense deixar de banda la formació en línia. No obstant això, hem de ser molt clars en aquest sentit, la nostra experiència ens diu que molts dels nostres clients vénen bastant defraudats per la formació que han rebut amb anterioritat. Per això, des de la humilitat, però també des de la nostra experiència, intentem donar-los “excel·lència”, “el millor del millor”, adaptant-nos a les seves necessitats, sent extremadament amens i divertits els workshops i seminaris que els tenim preparats. El nostre major orgull, els clients sempre repeteixen amb nosaltres.

¿Fent un cop d’ull a la vostra oferta formativa ens adonem que no només us restringís a la productivitat personal. Més enllà d’aquesta disciplina que oferiu, per exemple al món de l’empresa?

Penso David que productivitat personal ve totalment lligada a la productivitat de l’empresa, per això, una millora o un assoliment individual també ho és col·lectiu. Aquesta disjuntiva és la que sempre ens agrada poder explicar a l’empresari o directiu quan busca millorar la productivitat de l’empresa. Intentem donar-li a entendre que la productivitat es regeix per dos paràmetres: un fàcilment quantificable (que es veu en el compte de resultats) i un altre psicològic que es veu més a mitjà termini. El nostre repte: quantificar el ROI (retorn de la inversió) després dels nostres cursos i seminaris, generant una millora de la productivitat, disminuint l’estrès i les hores extres, aconseguint una major estabilitat laboral, ja que la direcció de l’empresa troba una major eficiència laboral a la plantilla.

Quina està sent l’acollida de la gent a aquests cursos? No dubto de l’interès de les empreses per funcionar millor però creus que s’ha creat una cultura de la millora personal per donar aixopluc a una oferta formativa sobre productivitat personal?

Per descomptat, és inevitable. Coneixements de Coaching, PNL (Programació Neurolingüística), tècniques de programació mental, etc, estan totalment lligats a una millora en la productivitat. Un exemple, quan busquem una aplicació per a un telèfon mòbil (tipus Android o Iphone) i volem millorar la nostra forma de treballar, busquem la categoria “productivitat”. Això no és casualitat. Ens dirigim irremeiablement a una necessitat de millora en aquest sentit, i l’oferta formativa afortunadament és cada vegada més extensa també.

Fes-nos un perfil dels vostres clients tipus, quin tipus de persones s’interessen pels cursos de productivitat personal i quin tipus d’empreses?

Siguem clars, les empreses petites s’interessen més per cursos com Gestió eficaç del temps o, des d’un punt de vista comercial, com Productivitat Comercial. Les empreses amb una major grandària o Cambres de Comerç s’interessen més per cursos de Productivitat Personal o Gestió Estratègica del Rendiment (aquest últim per a directius i comandaments intermedis). Per què passa això? Pel que comentàvem anteriorment, el concepte de “productivitat” encara no està molt arrelat en la societat, però sí saber gestionar millor el temps.

Per acabar, si haguessis de convèncer els lectors perquè es formessin per millorar les seves habilitats productives, o els mètodes de treball de la seva empresa, que els diries?

Et puc comentar David com començo sempre un seminari o curs: “Senyores i senyors, no pretenem fer-los canviar radicalment la seva forma de treballar, vostès són bons en el seu treball, per això són aquí, però sí que poden millorar. L’empresa i vostès mateixos han donat un primer pas, reconeixent que podem organitzar-nos millor. Aprendre, per desaprendre i tornar a reaprendre, però sempre divertint-nos.¿Comencem? “

Gràcies a tu David pel teu temps i amabilitat. Ha estat un plaer haver pogut compartir amb tu aquests minuts. I crec que parlo en nom de moltes persones, quan et dic que el teu bloc és font d’inspiració per força gent i tot un referent de la productivitat personal a Espanya. Una cordial salutació per a tu i tots els teus lectors.

- Santiago Cabezas

Pots saber més sobre el projecte LaProductividad.com del seu blog o contactant amb en Santiago a través de Linkedin o Twitter

L’any passat vaig dedicar un post a com viure el nadal a l’estil GTD, aquest any pensava fer el mateix, una remasterització del text de l’any passat on explicava com utilitzar els principis de GTD per tal d’organitzar les festes sense estrés. Idea desestimada, primer perquè podria ser quelcom reiteratiu i segon perquè des de el blog GTD TIMES ja ho han fet molt millor que jo (si sabeu anglès no us el podeu perdre).

Imatge via chavezonico sota llicència Creative Commons

Una cop deixada enrere la idea principal, he recuperat quelcom que em voltava pel cap, una cosa que a tots els productius i no productius tenim present en els dies previs  -o posteriors – del canvi d’any: els propòsits d’any nou. Allò que tots, alguna vegada, hem intentat assolir i que ha acabat abandonat a la cuneta. La meva pregunta és la següent:

Val la pena proposar-se  quelcom per l’any vinent?

Definitivament SI, però a la vegada no. M’explico. Els propòsits d’any nou acostumen a fracassar perquè es tracta de compromisos que s’han assumit a la lleugera. No dic que no hi hagi algú que ho tregui endavant, ja sigui perquè compta amb un grau de convicció superior  o per que ja fa temps que hi esta donant voltes i ha fet quelcom més que pensar-hi…

En els altres casos el propòsit és quelcom nou, una espelma que emet un punt de llum intens que causa emoció i ens motiva durant un curt període de temps, però a la llarga esta condemnada a apagar-se. El pes de la rutina i de les nostres responsabilitats fa que apartem la mirada d’aquest punt, el deixem de banda per dedicar-nos a altres coses  i finalment l’oblidem. L’espelma s’ha consumit i s’apaga.

Soc partidari que a la nostra vida ens hem de marcar fites que ens permetin mirar a l’horitzó, que ens facin moure, que provoquin canvi i millora. D’aquí el meu SI. El problema és el mètode. Després de preguntar-te On vull arribar? El que t’hauries de preguntar és Que faràs per aconseguir-ho?

Com intervé el factor GTD

Sempre he pensat que enlloc de marcar-se  un propòsit per l’any vinent resulta molt més eficient fixar-se un objectiu a 1 o 2 anys vista, el que David Allen entén per un objectiu a 9000 metres. La diferencia rau en el fet d’incloure una fita a aquesta altura t’obliga a definir un pla d’acció per arribar-hi. El nivell de compromís és superior pel simple fet que ens embarquem en un procés que ens obliga a pensar i planificar, sumat a la marca unes accions concretes a dur a terme creen una dinàmica de treball en la que el nivell d’atenció és major.

Aquest compromís queda reforçat quan fem la nostra revisió trimestral per fer-nos una idea de com avança l’acció cap a l’objectiu fixat, aplicant correccions si és necessari. Ho tenim present d’una forma periòdica, li assegurem una quota d’atenció cada x setmanes, evitant deixar-ho de costat o que el flux d’acció es desvií del camí correcte.

Definit el procés

Farem ús de tres components del sistema: dels objectius a 9000 metres, la planificació natural i les revisions generals per fer que les coses funcionin. A continuació desglosso com podria estructurar-se el procés per dur a terme un dels nostres objectius:

• Parem-nos  a pensar quina és el nostre objectiu a 1 o 2 anys vista. Esta d’acord a la nostra visió de futur (a 5 anys vista o 12000 metres)?, més encara Esta d’acord amb els nostres valors? Si la resposta és si per ambdues preguntes hi encaixa.
• Recorrem a la planificació natural per concretar el nostre objectiu. Fem un dibuix conceptual.  Definim quin és el seu propòsit final, que ha de passar perquè puguem dir que hem assolit l’objectiu i perquè la seva consecució hagi sigut un èxit.
• Entrem en la part practica amb la segona dosi de planificació natural, a partir d’aquí passem a definir les accions, agrupant-les en diferents components, i definint els diferents projectes que podem engegar. Decidim quines son les següents accions que podem iniciar i ens fiquem en marxa.
• Una vegada a la setmana podem prendre decisions sobre les accions que tenim entre mans (revisió setmanal). Controlem la part funcional del procés.
• Cada 3 mesos realitzem una revisió on verifiquem com es va desenvolupant el projecte. Valorem el seu progrés, quines dificultats ens anem trobant, si aquestes ens desvien del camí que havíem planificat, si això és assumible, i si s’escau, quines correccions s’han de realitzar.

En aquest patró hi pot encaixar qualsevol objectiu amb resultats ben definits, fins i tot els tant socorreguts propòsits d’aprendre anglès o deixar de fumar, que tots ens fem des de fa anys… En aquests cassos on no hi ha un retorn material pren molta més força el paper de les revisions per assegurar-nos que fem el que hem de fer.

Anem transformant poc a poc la il·lusió que ens genera el desig de canvi, en la satisfacció per la feina feta cada cop que acabem amb un projecte que te a veure amb el nostre objectiu. Quan assolim la fita esperada ens adonarem  que la millora, a més dels resultats obtinguts, és haver creat la capacitat de seguir un procés per FER i per aprendre COM FER-HO. Seguir un mètode i aplicar-ho. No  és només una cursa, es quelcom persistent que anem aplicant de forma repetida per assolir les nostres fites.

T’has marcat alguna vegada un propòsit d’any nou? Com va acabar la cosa. I a la inversa? Has assimilat el sistema dels nivells de perspectiva per fixar-te objectius? Si has aplicat, o ho has intentat, algun dels dos sistemes i et veus capaç de fer la teva pròpia comparació no dubtis en fer-me arribar el teu comentari deixant-lo en aquest post o a través del meu compte de twitter @davidtorne.

Ai, la fragmentació d’Android. És inevitable. Quan el creador del software demana uns requisits a cada nova versió, els fabricants del hardware fan el que poden per no abandonar terminals amb versions antigues, però HTC ens ofereix un nou exemple: l’HTC Desire no podrà actualitzar a Android 2.3 Gingerbread.

HTC Desire, un terminal que ja és antic

El terminal ja té evolució, el Desire HD, Desire Z i el Desire S (aquest últim potser la més directa), però tot i així recordo com l’any passat el Desire va ser un dels mòbils més destacats, ja durant la presentació del Mobile World Congress 2010. És normal, per tant, que aquesta decisió afecti a força consumidors, a qui personalment recomanaria que investiguessin el món de les ROMs preparades per poder seguir gaudint de les novetats d’Android. L’Adrià Santamaria ens va escriure un tutorial per instal·lar CyanogenMod 7 a un HTC Desire (primer haurem de ser administradors!).

El motiu, de nou, la memòria interna

La falta de memòria interna, insuficient per fer funcionar bé l’HTC Sense, és la culpable d’aquesta situació. És el segon cop que sento que hi ha problemes per culpa de la memòria, ja que el Nexus One no es pot traduir al català és precisament per això, o sigui que farien bé els fabricants de ser una mica més generosos en la quantitat de memòria interna que munten als seus dispositius si no volen quedar tan malament com li ha passat ara a HTC. El Desire en té 512MB.

Per altra banda, més val que reconeguin que no en són capaços que no pas que s’ho callin i ofereixin una actualització de poca qualitat. No?

Posts relacionats:

1. Instal·lar CyanogenMod 7 en l’HTC Desire (Android 2.3 Gingerbread)
2. Fer-se administrador de la HTC Desire
3. Google I/O (1): Android 3.1, Android 3.5 Ice Cream, Open Accessory API

Post de Adrià Fontcuberta per a Geeks.cat el 15/06/2011
Desa a del.icio.us | Permalink | Cap comentari | Tags: Android, Android 2.3, HTC Desire